Varetellingen 31. desember er den eneste tellingen som går rett inn i årsregnskapet. Tallet du gir regnskapsføreren blir utgående varebeholdning, og varebeholdningen påvirker resultatet krone for krone: hver vinkasse ingen telte, er overskudd du rapporterer for lavt, og hvert utgått brett som telles til full pris, er overskudd du rapporterer for høyt.
Det er også tellingen som oftest går galt, fordi den skjer på årets travleste kveld. Slik får du den riktig på én kveld.
Uken før: gjør tellingen mindre
Bestill ned lageret. Bestill litt mindre den siste uken, og bruk ferskvarer i dagens rett og personalmat. Færre varer på hyllen betyr færre linjer å telle og mindre verdi i spill.
Rydd først. Gå gjennom kjølerom og tørrlager noen dager før, og kast det som er utgått eller skadet. Registrer det som svinn med årsak. Står det fortsatt på hyllen den 31., kommer noen til å telle det.
Bestem skjæringstidspunktet og si det til alle. Bestem nøyaktig når tellingen skjer: etter siste servering 31. desember eller før åpning 1. januar. Avtal så med leverandørene at ingenting leveres mellom skjæringstidspunktet og tellingen. Alt som mottas etterpå, hører til neste år, og det gjør fakturaen også.
Forbered listene. Skriv ut eller sett opp én telleliste per lagersted, i samme rekkefølge som hyllene. Bestem enheten for hver vare på forhånd: kilo, liter, flasker eller pakninger. De fleste tellefeil er enhetsfeil.
Tell to og to. Én teller, én skriver. Det går raskere enn at én gjør begge deler, og blir langt mer riktig.
På dagen: tell, ikke gjett
- Ta én sone om gangen — kjølerom, fryser, tørrlager, bar, kjeller — og gjør ferdig én før neste. Huk av hver liste.
- Tell i listens enhet. Står det kilo, vei. Ikke bytt til «omtrent to kasser».
- Åpnede pakninger: vei dem, eller bruk én fast regel for hele laget, for eksempel kvarte.
- Egenprodusert — kraft, sauser, deiger — telles også. Verdsett dem til råvarekostnad, ikke menypris.
- Varer underveis: varer som flyttes mellom avdelingene deres, eller som er betalt men ikke levert, krever en beslutning. Før dem på egen linje så regnskapsføreren ser dem.
- Ikke glem de rare stedene: eksternt lager, bilen, den andre fryseren bak kjøkkenet.
Når en sone er ferdig, tar den andre personen en stikkprøve på fem tilfeldige linjer. Er to av dem feil, tell sonen på nytt.
Verdsettelse: antall ganger riktig pris
En telling er bare en liste med antall. For å bli en verdi trenger hver linje en pris, og du må ta to beslutninger.
Hvilken pris. Vanligst er innkjøpsprisen fra leverandørfakturaene: siste pris, en snittpris eller først-inn-først-ut. Hvilken metode du velger, betyr mindre enn at du bruker den samme hvert år.
Hva som skal skrives ned. Skadede, utgåtte og tregt omsatte varer bør skrives ned eller ut. Gjør det nå, ikke som en overraskelse i mars. Avtal verdsettelsesmetoden med regnskapsføreren én gang og hold deg til den.
Bokføringsforskriften § 6-1 krever at varebeholdningen ved årsslutt spesifiseres med varetype, antall med enhet og verdi. Tellelistene er altså ikke bare et arbeidsdokument, men dokumentasjon i regnskapet (Sticos har en grei gjennomgang).
Slik gir du tallet til regnskapsføreren
Send én samlet pakke, ikke en strøm av bilder:
- Total verdi, fordelt på mat, alkoholfri drikke, alkohol samt emballasje og forbruksvarer.
- Tellelistene, datert og signert av den som telte.
- En liste over nedskrivninger med årsak for hver.
- Skjæringstidspunktet: siste følgeseddel og faktura som er med i tellingen.
Ta vare på listene etterpå. De er en del av regnskapsmaterialet.
Varetelling i KitchenFlow
Med KitchenFlow blir tellingen noen trykk per linje. Du teller i appen, med strekkodeskanning, og KitchenFlow flagger linjer som avviker fra forventet beholdning mens du fortsatt står ved hyllen, så du kan telle på nytt med en gang. Prisene kommer fra leverandørfakturaene, så verdien er klar når siste linje er talt.
De siste oppdateringene hjelper spesielt ved årsskiftet. Stock Move flytter varer mellom lagersteder i ett steg, så de telles der de faktisk står. Stock In og Stock Out registrerer varer inn og ut ved å telle dem. En ny startside med live tellekort viser hvor langt hver sone har kommet, og appen har nå oppsett laget for nettbrett.
Sjekkliste til utskrift
Uken før
- Bestill ned og bruk ferskvarer i dagens rett
- Kast og registrer utgått og skadet
- Avtal skjæringstidspunkt og leveringsstopp med leverandørene
- Forbered én liste per lagersted, med enheter
- Del inn i tellelag på to
På dagen
- Tell sone for sone, i hylleorden
- Vei åpnede pakninger eller bruk én fast regel
- Tell egenprodusert til råvarekostnad
- Før varer underveis på egen linje
- Stikkprøve på fem linjer per sone
Etterpå
- Prissett hver linje med valgt metode
- Skriv ned skadet og tregt omsatt
- Send totalsum, signerte lister, nedskrivninger og skjæringstidspunkt til regnskapsføreren
Vil du at neste varetelling også tar én kveld? Ta kontakt, så setter vi opp KitchenFlow i god tid.