For mange restauranter er julebordsesongen årets viktigste salg. Prisen per gjest ble som regel satt i august eller september, da menyen ble trykket og de første bedriftene bestilte. Men kostnaden per gjest bestemmes først i desember – av hvor mye som legges på buffeten, hva råvarene koster når de faktisk leveres, og hvor mange timer kjøkkenet bruker på å holde det hele i gang.
Differansen mellom de to er marginen din. Her er en måte å se den på mens sesongen pågår, ikke først i årsoppgjøret.
Prisen ble satt i september – kostnaden settes i desember
Et julebord er vanskeligere å kalkulere enn en à la carte-rett. Gjesten betaler en fast pris, men bestemmer selv hvor mye hen spiser. Buffeten skal se raus ut også for siste bordsetning. Og en stor del av råvarene kjøpes inn i ukene da etterspørselen er størst.
Kalkylen fra i høst er derfor en hypotese. Den må stemmes av mot virkeligheten hver uke så lenge sesongen varer.
Et regneeksempel: 795 kroner per gjest
Tallene nedenfor er et eksempel, ikke et gjennomsnitt for bransjen. Bytt dem ut med dine egne.
En restaurant selger julebord for 795 kroner per gjest. Uten merverdiavgift er det 636 kroner. Oppskriftskostnaden i kalkylen fra september er 192 kroner per gjest, altså en varekostnad på 30 prosent – et fornuftig nivå.
Slik kan det se ut etter første helg:
| Per gjest | Kalkyle | Resultat |
|---|---|---|
| Råvarer ifølge oppskrift | 192 kr | 192 kr |
| Overproduksjon, 20 % mer enn planlagt | – | +38 kr |
| Prisøkninger siden september, +5 % | – | +10 kr |
| Varekostnad | 192 kr (30 %) | 240 kr (38 %) |
48 kroner per gjest høres ikke mye ut. Med 80 gjester per kveld og tolv kvelder i sesongen blir det 960 gjester – og over 46 000 kroner som forsvinner fra bruttofortjenesten uten at noen har gjort noe åpenbart galt.
Legg så til personalet. Hvis kjøkkenet trenger tre ekstra timer per kveld til påfyll og oppvask, til 450 kroner i timen inkludert arbeidsgiveravgift, er det ytterligere rundt 17 kroner per gjest som ikke var med i kalkylen.
Hvor marginen lekker
Buffeten som fylles på for mye. Ingen vil at ribba skal ta slutt klokken ni. Derfor fylles fat på av vane, ikke etter hvor mange gjester som er igjen. Det som blir til overs, kan sjelden serveres igjen – pinnekjøtt og medisterkaker som har stått på buffeten, holder ikke til neste kveld.
Råvarepriser som har endret seg. Prisen på fakturaen fra grossisten i desember er ikke nødvendigvis den du regnet med i september. En buffet med tjue retter har mange ingredienser som kan endre seg, og små økninger på ribbe, laks og ost blir store når de ganges med hundrevis av gjester.
Timene som ikke synes i kalkylen. Julebord krever mye forberedelse: lutefisk som skal vannes ut, ribbe som skal sprøstekes, sylte og medisterkaker i store mengder. Den tiden havner sjelden i kostnaden per gjest, men den synes i lønnskostnaden.
Drikken som redder kvelden – eller ikke. Akevitt, gløgg og juleøl har ofte bedre margin enn maten, men bare hvis prisen per glass faktisk dekker innkjøpet. En drikkepakke til fast pris kan løfte snittregningen – eller bli en ny buffet der gjesten bestemmer kostnaden.
Fem ting å gjøre denne uken
- Regn om kalkylen med dagens priser. Ta de ti dyreste ingrediensene og sammenlign prisen i kalkylen med den siste fakturaen.
- Bestem påfyll per rett og bordsetning. Skriv ned hvor mange fat av hver rett som skal ut for et visst antall gjester, og la kjøkkenet fylle på etter listen i stedet for etter følelsen.
- Vei det som blir til overs de første kveldene. To kvelder med veiing er nok til å se hvilke retter som overproduseres mest.
- Priset drikken per glass. Regn ut innkjøpsprisen per centiliter og bestem en minste margin for akevitt, vin og gløgg.
- Følg opp kostnaden per gjest etter hver helg. Ikke etter sesongen – da er det for sent å endre noe.
Slik holder KitchenFlow kalkylen oppdatert
Det vanskelige med punkt én er at prisene endrer seg hele tiden. I KitchenFlow bygger du julebordet som oppskrifter med underoppskrifter – ribbe, pinnekjøtt, riskrem – med ingredienser fra leverandørenes sortiment. Når en leverandørfaktura behandles i InvoiceIQ, oppdateres ingrediensprisene automatisk i alle oppskrifter som bruker dem.
Du ser varekostnaden per rett og per gjest slik den er i dag, ikke slik den var i september, og kan følge hvordan prisen på hver ingrediens har utviklet seg over tid. Da ser du med en gang om en prisøkning spiser opp marginen – mens det fortsatt er kvelder igjen å justere.
Oppsummering
Prisen på julebordet er satt, men marginen er det ikke. Regn om kalkylen med dagens priser, styr påfyllet og følg opp kostnaden per gjest hver uke så lenge sesongen varer.
Vil du se hvordan det ser ut med dine egne oppskrifter? Kontakt oss, så viser vi deg.