Vielen Gastronomen fällt der Einkauf schwer. Sie erleben Lieferanten als jemanden, der ständig die Preise erhöht, und es fehlt ihnen an Hebel, Marktkenntnis und Werkzeugen, um dagegenzuhalten. Tatsächlich wollen Lieferanten aber, dass Restaurants Erfolg haben — Ihre Rentabilität ist ihr Wachstum.
Die Strategie ruht auf drei Grundsätzen: Verlässlichkeit, Offenheit und datengestützte, laufende Kontrolle.
Schritt 1: Die wichtigsten Artikel kennen und Wochenmengen verfolgen
Bevor Sie verhandeln, müssen Sie wissen, welche Artikel für Sie zählen und in welchen Mengen Sie sie beziehen — täglich, wöchentlich, monatlich und im Jahr, je Standort und für die ganze Gruppe.
Diese Zahlen sind Ihre Verhandlungsgrundlage. Ohne sie verhandeln Sie blind.
Schritt 2: Offen über Ihre Ziele sprechen
Führen Sie ein offenes Gespräch über Ihre Vorhaben. Fragen, die dabei helfen:
- Wollen Sie Lieferanten bündeln?
- Bieten Wettbewerber dieselben Artikel günstiger an?
- Verändern Kartenwechsel oder Expansion Ihre Mengen?
- Steht gerade der Trend oder die Marge im Vordergrund?
- Rechtfertigen größere Bestellmengen bessere Konditionen?
- Verbessern weitere Standorte Ihre Sätze?
- Brauchen Sie Unterstützung bei der Finanzierung?
Wer grobe Eckdaten teilt, ohne die vollständigen Zahlen offenzulegen, wirkt verlässlich — und hilft dem Lieferanten zu verstehen, wie er Ihr Wachstum stützen kann.
Schritt 3: Preisliste anfordern und Anpassungsfenster vereinbaren
Bei Molkereiprodukten und Frischware schwanken die Preise stark — hier ist ein transparenter Aufschlag sinnvoller als ein Festpreis. Für andere Artikel gehören Festpreise in die Vereinbarung.
Lieferanten brauchen Spielraum für marktbedingte Anpassungen, aber die sollten nur in vereinbarten Fenstern stattfinden — quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Dazwischen bleiben die Preise stabil, damit Sie Ihre Karte und Ihren Wareneinsatz sauber kalkulieren können. Was außerhalb dieser Fenster zu viel berechnet wird, lässt sich gutschreiben.
Schritt 4: Die Kontrolle ist Aufgabe beider Seiten
Ihr Team muss sich an die Preisliste halten, und im Alltag kommt es trotzdem zu Abweichungen. Fordern Sie bei jeder Abweichung sofort ein neues Angebot an — jede kostet Sie Geld.
Verlassen Sie sich dabei nicht auf die Statistik des Lieferanten, sondern auf Werkzeuge mit aktuellen Einkaufsdaten und Abweichungsmeldungen. So sehen Sie, welche Artikel aus dem Rahmen fallen, und können zügig nachfassen.
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