Im Gespräch mit Kunden und Nicht-Kunden begegnet uns oft eine recht entspannte Haltung gegenüber Buchhaltung und Inventur. Manche halten das Aufteilen von Rechnungen auf Konten für reine Formsache — und die Inventur für eine zeitraubende Pflicht ohne Wirkung auf das Ergebnis.
Warum beides wichtig ist, und wie sich damit die Rentabilität Ihres Betriebs verbessern lässt.
Die Zahlen hinter dem Wareneinsatz
Ein Restaurant hat in einem Geschäftsjahr für 594.000 Euro Waren eingekauft und für 2,2 Millionen Euro verkauft — ein Wareneinsatz von rund 27 %. Der Wareneinsatz zeigt, wie viel Ihres Umsatzes in die Ware fließt:
Einkauf (€) ÷ Umsatz (€) = Wareneinsatz (%)
Senkt dieses Restaurant seinen Wareneinsatz um nur zwei Prozentpunkte, sind das 44.000 Euro weniger Kosten — die direkt im Ergebnis landen.
Das gelingt in der Regel auf drei Wegen:
- Bessere Einkaufspreise
- Weniger Schwund
- Höhere Verkaufspreise
Bessere Einkaufspreise
Um Einkaufspreise zu verbessern, müssen Sie zuerst wissen, wo Ihnen die Marge verloren geht. Ist der Wareneinsatz beim Essen zu hoch? Geben wir zu viel für Verpackung aus? Wie viel verdienen wir wirklich am Getränkeverkauf?
Wenn Sie Einkauf und Verkauf in Kategorien aufteilen — Speisen, Frühstück, Wein, Bier, Spirituosen, alkoholfreie Getränke, Kaffee — sehen Sie, wo der Wareneinsatz am höchsten liegt. Liegt Bier bei 40 %, gehört die Aufmerksamkeit dorthin: Lieferanten bündeln, Preise nachverhandeln und sicherstellen, dass Sie immer den vereinbarten Preis zahlen.
Wenn Ihre Einkaufskonten nicht zu Ihren Verkaufskonten passen, lässt sich gar nicht feststellen, wo die Marge leidet. Bazaro kategorisiert Lieferantenrechnungen automatisch bis ins Detail und wacht darüber, dass keine Preiserhöhung unbemerkt durchgeht.
Weniger Schwund
Wenn die Einkaufspreise sitzen — wie finden Sie heraus, wo Schwund entsteht?
Die einzige verlässliche Antwort ist eine laufende monatliche Inventur. Digitale Werkzeuge machen das inzwischen deutlich leichter: kein Suchen mehr nach Artikeln und Preisen in Rechnungen. Sie erfassen Mengen am Telefon oder Tablet, und das System rechnet die Beträge je Konto selbst aus.
Die Inventur liefert Ihnen einen theoretischen und einen tatsächlichen Schlussbestand:
Anfangsbestand + Einkauf – Verkauf = theoretischer Schlussbestand
Weicht der tatsächliche Bestand davon ab, ist die Differenz Ihr Schwund. In einem realen Fall stellte ein Restaurant fest, dass der Schwund beim Wein am größten war — und fand bei Stichproben sowohl Diebstahl durch Personal als auch falsches Ausschenken als Ursachen.
Das Ergebnis
Durch kategorisierten Einkauf und laufende Inventur erkannte ein Restaurant, dass Biereinkauf und Weinschwund die größten Probleme waren. Nach gezielten Maßnahmen sank der Wareneinsatz von 27 % auf 25 % — ein Gewinnzuwachs von 44.000 Euro.
Bazaro hat ein Inventurmodul, in das alle Artikel und aktuellen Preise automatisch einfließen. Demo buchen, um es in Aktion zu sehen.