Vareoptællingen 31. december er den eneste optælling, der går direkte ind i årsregnskabet. Tallet, du giver din revisor eller bogholder, bliver dit varelager ved årets udgang, og varelageret påvirker resultatet krone for krone: hver vinkasse, ingen talte, er overskud, du opgør for lavt, og hver udløbet bakke, der tælles med til fuld pris, er overskud, du opgør for højt.
Det er også den optælling, der oftest går galt, fordi den sker på årets travleste aften. Sådan får du den rigtig på én aften.
Ugen før: gør optællingen mindre
Bestil lageret ned. Bestil lidt mindre den sidste uge, og brug friske varer i dagens ret og personalemad. Færre varer på hylden betyder færre linjer at tælle og mindre værdi på spil.
Ryd op først. Gå kølerum og tørlager igennem et par dage før, og smid det ud, der er udløbet eller beskadiget. Registrer det som spild med årsag. Står det stadig på hylden den 31., vil nogen tælle det med.
Fastlæg skæringstidspunktet, og sig det til alle. Bestem præcis, hvornår optællingen sker: efter sidste servering 31. december eller før åbning 1. januar. Aftal så med leverandørerne, at intet leveres mellem skæringstidspunktet og optællingen. Alt, der modtages bagefter, hører til næste år, og det gør fakturaen også.
Forbered listerne. Udskriv eller opret én optællingsliste pr. lagersted, i samme rækkefølge som hylderne. Bestem enheden for hver vare på forhånd: kilo, liter, flasker eller pakninger. De fleste optællingsfejl er enhedsfejl.
Tæl to og to. Én tæller, én skriver. Det går hurtigere, end når én gør begge dele, og bliver langt mere præcist.
På dagen: tæl, gæt ikke
- Tag én zone ad gangen — kølerum, fryser, tørlager, bar, kælder — og gør én færdig før den næste. Sæt kryds ved hver liste.
- Tæl i listens enhed. Står der kilo, så vej. Skift ikke til »cirka to kasser«.
- Åbnede pakninger: vej dem, eller brug én fast regel for hele holdet, for eksempel kvarte.
- Egenproduktion — fonde, saucer, deje — tælles også. Værdisæt dem til råvareomkostning, ikke menupris.
- Varer undervejs: varer, der flyttes mellem jeres afdelinger, eller som er betalt, men ikke leveret, kræver en beslutning. Skriv dem på en særskilt linje, så revisoren kan se dem.
- Glem ikke de skæve steder: eksternt lager, bilen, den anden fryser bag køkkenet.
Når en zone er færdig, tager den anden person en stikprøve på fem tilfældige linjer. Er to af dem forkerte, så tæl zonen om.
Værdiansættelse: antal gange den rigtige pris
En optælling er kun en liste med antal. For at blive en værdi skal hver linje have en pris, og du skal træffe to beslutninger.
Hvilken pris. Det almindelige er indkøbsprisen fra leverandørfakturaerne: seneste pris, en gennemsnitspris eller først-ind-først-ud. Hvilken metode du vælger, betyder mindre, end at du bruger den samme hvert år. Aftal den med revisoren én gang, og hold fast i den.
Hvad der skal nedskrives. Varelageret måles som udgangspunkt til kostpris, men er nettorealisationsværdien lavere, skal det nedskrives. Beskadigede, udløbne og langsomt omsatte varer skal altså nedskrives eller udgå. Ifølge BDO kræver Skatteministeriets mindstekravsbekendtgørelse desuden en fysisk optælling ved regnskabsårets udløb, dokumenteret med en optællingsliste. Tal med din revisor om, hvordan det gælder for jeres virksomhed.
Sådan giver du tallet til revisoren
Send én samlet pakke, ikke en strøm af billeder:
- Samlet værdi, fordelt på mad, alkoholfri drikke, alkohol samt emballage og forbrugsvarer.
- Optællingslisterne, dateret og underskrevet af den, der talte.
- En liste over nedskrivninger med årsag for hver.
- Skæringstidspunktet: sidste følgeseddel og faktura, der indgår i optællingen.
Gem listerne bagefter. De er en del af regnskabsmaterialet.
Vareoptælling i KitchenFlow
Med KitchenFlow bliver optællingen et par tryk pr. linje. Du tæller i appen, med stregkodescanning, og KitchenFlow markerer linjer, der afviger fra den forventede beholdning, mens du stadig står ved hylden, så du kan tælle om med det samme. Priserne kommer fra leverandørfakturaerne, så værdien er klar, når sidste linje er talt.
De seneste opdateringer hjælper især ved årsskiftet. Stock Move flytter varer mellem lagersteder i ét trin, så de tælles der, hvor de faktisk står. Stock In og Stock Out registrerer varer ind og ud ved at tælle dem. En ny startside med live optællingskort viser, hvor langt hver zone er nået, og appen har nu layouts lavet til tablets.
Tjekliste til udskrift
Ugen før
- Bestil ned, og brug friske varer i dagens ret
- Smid ud og registrer udløbet og beskadiget
- Aftal skæringstidspunkt og leveringsstop med leverandørerne
- Forbered én liste pr. lagersted, med enheder
- Del op i optællingshold på to
På dagen
- Tæl zone for zone, i hyldeorden
- Vej åbnede pakninger, eller brug én fast regel
- Tæl egenproduktion til råvareomkostning
- Skriv varer undervejs på særskilt linje
- Stikprøve på fem linjer pr. zone
Bagefter
- Prissæt hver linje med den valgte metode
- Nedskriv beskadiget og langsomt omsat
- Send totalværdi, underskrevne lister, nedskrivninger og skæringstidspunkt til revisoren
Skal næste optælling også klares på én aften? Kontakt os, så sætter vi KitchenFlow op i god tid.