For mange restauranter er julefrokostsæsonen årets vigtigste salg. Prisen pr. kuvert blev som regel fastsat i august eller september, da menuen blev trykt, og de første firmaer bookede. Men omkostningen pr. kuvert bestemmes først i december – af hvor meget der sættes på buffeten, hvad råvarerne koster, når de faktisk leveres, og hvor mange timer køkkenet bruger på at holde det hele kørende.
Forskellen mellem de to er din avance. Her er en måde at se den på, mens sæsonen står på, og ikke først i årsregnskabet.
Prisen blev sat i september – omkostningen sættes i december
En julefrokost er sværere at kalkulere end en à la carte-ret. Gæsten betaler en fast pris, men bestemmer selv, hvor meget hen spiser. Buffeten skal se gavmild ud, også for den sidste bordopdækning. Og en stor del af råvarerne købes ind i de uger, hvor efterspørgslen er størst.
Kalkulationen fra i efteråret er derfor en hypotese. Den skal stemmes af mod virkeligheden hver uge, så længe sæsonen varer.
Et regneeksempel: 449 kroner pr. kuvert
Tallene nedenfor er et eksempel, ikke et gennemsnit for branchen. Udskift dem med dine egne.
En restaurant sælger julefrokost for 449 kroner pr. kuvert. Uden moms er det 359 kroner. Opskriftsomkostningen i kalkulationen fra september er 108 kroner pr. kuvert, altså en råvareprocent på 30 – et fornuftigt niveau.
Sådan kan det se ud efter den første weekend:
| Pr. kuvert | Kalkulation | Resultat |
|---|---|---|
| Råvarer ifølge opskrift | 108 kr | 108 kr |
| Overproduktion, 20 % mere end planlagt | – | +22 kr |
| Prisstigninger siden september, +5 % | – | +5 kr |
| Råvareomkostning | 108 kr (30 %) | 135 kr (38 %) |
27 kroner pr. kuvert lyder ikke af meget. Med 80 gæster pr. aften og tolv aftener i sæsonen bliver det 960 kuverter – og knap 26.000 kroner, der forsvinder fra dækningsbidraget, uden at nogen har gjort noget åbenlyst forkert.
Læg så personalet til. Hvis køkkenet skal bruge tre ekstra timer pr. aften på at fylde op og vaske op, til 300 kroner i timen inklusive lønomkostninger, er det yderligere omkring 11 kroner pr. kuvert, som ikke var med i kalkulationen.
Hvor avancen siver ud
Buffeten, der bliver fyldt for meget op. Ingen vil have, at silden slipper op klokken ni. Derfor fyldes fadene op af vane og ikke efter, hvor mange gæster der er tilbage. Det, der bliver tilovers, kan sjældent serveres igen – æg og rejer og lun leverpostej, der har stået på buffeten, holder ikke til næste aften.
Råvarepriser, der har flyttet sig. Prisen på fakturaen fra grossisten i december er ikke nødvendigvis den, du regnede med i september. En buffet med tyve retter har mange ingredienser, der kan flytte sig, og små stigninger på flæsk, rejer og ost bliver store, når de ganges med hundredvis af gæster.
Timerne, der ikke ses i kalkulationen. Julefrokost kræver meget forberedelse: sild, der skal marineres, flæskesteg med sprød svær, frikadeller og risalamande i store mængder. Den tid havner sjældent i omkostningen pr. kuvert, men den kan ses i lønudgiften.
Drikkevarerne, der redder aftenen – eller ikke. Snaps, gløgg og juleøl har ofte en bedre avance end maden, men kun hvis prisen pr. glas faktisk dækker indkøbet. En drikkevarepakke til fast pris kan løfte snitregningen – eller blive en ny buffet, hvor gæsten bestemmer omkostningen.
Fem ting, du kan gøre i denne uge
- Regn kalkulationen om med dagens priser. Tag de ti dyreste ingredienser, og sammenlign prisen i kalkulationen med den seneste faktura.
- Fastlæg genopfyldning pr. ret og bordopdækning. Skriv ned, hvor mange fade af hver ret der skal ud til et bestemt antal gæster, og lad køkkenet fylde op efter listen i stedet for efter fornemmelsen.
- Vej det, der bliver tilovers, de første aftener. To aftener med vejning er nok til at se, hvilke retter der overproduceres mest.
- Prissæt drikkevarerne pr. glas. Regn indkøbsprisen pr. centiliter ud, og fastlæg en minimumsavance for snaps, vin og gløgg.
- Følg op på omkostningen pr. kuvert efter hver weekend. Ikke efter sæsonen – så er det for sent at ændre noget.
Sådan holder KitchenFlow kalkulationen opdateret
Det svære ved punkt ét er, at priserne flytter sig hele tiden. I KitchenFlow bygger du julefrokosten op som opskrifter med underopskrifter – sild, frikadeller, risalamande – med ingredienser fra dine leverandørers sortiment. Når en leverandørfaktura behandles i InvoiceIQ, opdateres ingredienspriserne automatisk i alle opskrifter, der bruger dem.
Du ser råvareomkostningen pr. ret og pr. kuvert, som den er i dag, og ikke som den var i september, og du kan følge, hvordan prisen på hver ingrediens har udviklet sig over tid. Så ser du med det samme, om en prisstigning æder avancen – mens der stadig er aftener tilbage at justere på.
Opsummering
Prisen på julefrokosten er fastsat, men avancen er det ikke. Regn kalkulationen om med dagens priser, styr genopfyldningen, og følg op på omkostningen pr. kuvert hver uge, så længe sæsonen varer.
Vil du se, hvordan det ser ud med dine egne opskrifter? Kontakt os, så viser vi dig det.