Inventeringen den 31 december är den enda inventering som går rakt in i bokslutet. Siffran du lämnar till redovisningskonsulten blir ditt utgående lager, och lagret påverkar resultatet krona för krona: varje vinback som ingen räknade är vinst du redovisar för lågt, och varje utgången bricka som räknas till fullt pris är vinst du redovisar för högt.
Det är också den inventering som oftast går snett, eftersom den sker på årets mest hektiska kväll. Så här gör du den rätt på en kväll.
Veckan innan: gör inventeringen mindre
Beställ ner lagret. Beställ lite mindre den sista veckan och kör färskvaror som dagens rätt och personalmat. Färre artiklar på hyllan betyder färre rader att räkna och mindre värde i riskzonen.
Rensa först. Gå igenom kylrum och torrförråd några dagar innan och kasta det som är utgånget eller skadat. Registrera det som svinn med orsak. Står det kvar på hyllan den 31:a kommer någon att räkna det.
Bestäm brytpunkten och berätta det för alla. Bestäm exakt när inventeringen sker: efter sista sittningen den 31 december eller före öppning den 1 januari. Kom sedan överens med Menigo, Martin & Servera och övriga leverantörer om att inget levereras mellan brytpunkten och inventeringen. Allt som tas emot efter brytpunkten hör till nästa år, och det gör fakturan också.
Förbered listorna. Skriv ut eller lägg upp en lista per lagerplats, i samma ordning som hyllorna. Bestäm enheten för varje artikel i förväg: kilo, liter, flaskor eller förpackningar. De flesta fel vid inventering är enhetsfel.
Räkna två och två. En räknar, en skriver. Det går fortare än att en person gör båda, och blir mycket mer rätt.
På dagen: räkna, gissa inte
- Ta en zon i taget — kylrum, frys, torrförråd, bar, källare — och gör klart en innan nästa. Bocka av varje lista.
- Räkna i listans enhet. Står det kilo, väg. Byt inte till "ungefär två lådor".
- Öppnade förpackningar: väg dem, eller använd en fast regel för hela laget, till exempel kvartar.
- Egentillverkat — fonder, såser, degar — räknas också. Värdera dem till råvarukostnaden, inte till menypris.
- Varor på väg: varor som flyttas mellan era enheter, eller som är betalda men inte levererade, kräver ett beslut. Skriv dem på en egen rad så att konsulten ser dem.
- Glöm inte de udda platserna: externt förråd, bilen, den andra frysen bakom köket.
När en zon är klar gör den andra personen en stickprovskontroll på fem slumpvisa rader. Är två av dem fel, räkna om zonen.
Värdering: antal gånger rätt pris
Inventeringen är bara en lista med antal. För att bli ett lagervärde behöver varje rad ett pris, och du behöver ta två beslut.
Vilket pris. Vanligast är inköpspriset från leverantörsfakturorna: senaste pris, ett snittpris eller först-in-först-ut. Vilken metod du väljer spelar mindre roll än att du använder samma varje år.
Vad som ska skrivas ner. Enligt Skatteverket ska lagret värderas som det ser ut på balansdagen genom en inventering. Huvudregeln är lägsta värdets princip: det lägsta av anskaffningsvärdet och nettoförsäljningsvärdet. Skadade, utgångna och svårsålda varor ska alltså skrivas ner eller bort. Det finns också en alternativregel där lagret får tas upp till lägst 97 procent av anskaffningsvärdet. Fråga din redovisningskonsult vilken regel som passar er och vad den kräver av bokföringen.
Så lämnar du siffran till redovisningskonsulten
Skicka ett samlat underlag, inte en rad bilder i mobilen:
- Totalt lagervärde, uppdelat på mat, alkoholfri dryck, alkohol samt förpackningar och förbrukning.
- Inventeringslistorna, daterade och signerade av den som räknade.
- En lista över nedskrivningar med orsak för varje.
- Brytpunkten: sista följesedel och faktura som ingår i inventeringen.
Spara listorna efteråt. De är en del av räkenskapsinformationen.
Inventering i KitchenFlow
Med KitchenFlow blir inventeringen några tryck per rad. Du räknar i appen, med streckkodsläsning, och KitchenFlow flaggar rader som avviker från förväntat lager medan du fortfarande står vid hyllan, så att du kan räkna om direkt. Priserna kommer från leverantörsfakturorna, så lagervärdet är klart när sista raden är räknad.
De senaste uppdateringarna hjälper särskilt vid årsskiftet. Stock Move flyttar varor mellan lagerplatser i ett steg, så att de räknas där de faktiskt står. Stock In och Stock Out registrerar varor in och ut genom att räkna dem. En ny startsida med live-räknekort visar hur långt varje zon har kommit, och appen har nu layouter gjorda för surfplatta.
Checklista att skriva ut
Veckan innan
- Beställ ner och kör färskvaror som dagens rätt
- Kasta och registrera utgånget och skadat
- Bestäm brytpunkt och leveransstopp med leverantörerna
- Förbered en lista per lagerplats, med enheter
- Dela in i räknelag om två
På dagen
- Räkna zon för zon, i hyllordning
- Väg öppnade förpackningar eller använd en fast regel
- Räkna egentillverkat till råvarukostnad
- Skriv varor på väg på egen rad
- Stickprov på fem rader per zon
Efteråt
- Prissätt varje rad med vald metod
- Skriv ner skadat och svårsålt
- Skicka totalsumma, signerade listor, nedskrivningar och brytpunkt till konsulten
Vill du att nästa inventering också tar en kväll? Hör av dig så sätter vi upp KitchenFlow i god tid.