Julbordet är för många restauranger årets viktigaste försäljning. Priset per gäst bestämdes oftast i augusti eller september, när menyn trycktes och de första företagen bokade. Men kostnaden per gäst bestäms först i december – av hur mycket som läggs upp på buffén, vad råvarorna kostar när de faktiskt levereras och hur många timmar köket lägger på att hålla det hela igång.
Skillnaden mellan de två är din marginal. Här är ett sätt att se den medan säsongen pågår, inte först i bokslutet.
Priset sattes i september – kostnaden sätts i december
Ett julbord är svårare att kalkylera än en rätt à la carte. Gästen betalar ett fast pris men bestämmer själv hur mycket hen äter. Buffén ska se generös ut även för den sista sittningen. Och en stor del av råvarorna köps in under de veckor då efterfrågan är som störst.
Kalkylen från i höstas är därför en hypotes. Den behöver stämmas av mot verkligheten varje vecka så länge säsongen pågår.
Ett räkneexempel: 695 kronor per gäst
Siffrorna nedan är ett exempel, inte ett genomsnitt för branschen. Byt ut dem mot dina egna.
En restaurang säljer julbord för 695 kronor per gäst. Med 12 procent moms på mat som serveras på plats blir det cirka 620 kronor exklusive moms. Receptkostnaden i kalkylen från september är 190 kronor per gäst, alltså en råvarukostnad på 31 procent – en rimlig nivå.
Så här kan det se ut efter första helgen:
| Per gäst | Kalkyl | Utfall |
|---|---|---|
| Råvaror enligt recept | 190 kr | 190 kr |
| Överproduktion, 20 % mer än planerat | – | +38 kr |
| Prisökningar sedan september, +5 % | – | +10 kr |
| Råvarukostnad | 190 kr (31 %) | 238 kr (38 %) |
48 kronor per gäst låter inte mycket. Med 80 gäster per kväll och tolv kvällar under säsongen blir det 960 gäster – och drygt 46 000 kronor som försvinner ur bruttovinsten utan att någon har gjort något uppenbart fel.
Lägg sedan till personalen. Om köket behöver tre extra timmar per kväll för påfyllning och disk, till 350 kronor i timmen inklusive sociala avgifter, är det ytterligare cirka 13 kronor per gäst som inte fanns med i kalkylen.
Var marginalen läcker
Buffén som fylls på för mycket. Ingen vill att sillen tar slut klockan nio. Därför fylls fat på av vana snarare än efter hur många gäster som är kvar. Det som blir över går sällan att servera igen – gravad lax och Janssons frestelse håller inte till nästa kväll.
Råvarupriser som har rört sig. Priset på fakturan från Menigo eller Martin & Servera i december är inte nödvändigtvis det du räknade med i september. En buffé med tjugo rätter har många ingredienser som kan röra sig, och små ökningar på skinka, lax och ost blir stora när de multipliceras med hundratals gäster.
Timmarna som inte syns i kalkylen. Julbord kräver mycket förberedelser: inläggning, skinkkokning, köttbullar och prinskorv i stora volymer. Den tiden hamnar sällan i kostnaden per gäst, men den syns i lönekostnaden.
Drycken som räddar kvällen – eller inte. Snaps, glögg och öl har ofta bättre marginal än maten, men bara om priset per glas faktiskt täcker inköpet. Ett dryckespaket till fast pris kan höja snittnotan – eller bli en ny buffé där gästen bestämmer kostnaden.
Julbord att hämta. Säljer du julbord för avhämtning gäller 6 procent moms på maten i stället för 12, vilket ändrar både priset och marginalen. Läs mer i vår genomgång av momsen på take away.
Fem saker att göra den här veckan
- Räkna om kalkylen med dagens priser. Ta de tio dyraste ingredienserna och jämför priset i kalkylen med den senaste fakturan.
- Bestäm påfyllning per rätt och sittning. Skriv ner hur många fat av varje rätt som ska ut för ett visst antal gäster, och låt köket fylla på efter listan i stället för efter känsla.
- Väg det som blir över de första kvällarna. Två kvällars vägning räcker för att se vilka rätter som överproduceras mest.
- Prissätt drycken per glas. Räkna inköpspriset per centiliter och bestäm en lägsta marginal för snaps, vin och glögg.
- Följ upp kostnaden per gäst efter varje helg. Inte efter säsongen – då är det för sent att ändra något.
Så håller KitchenFlow kalkylen aktuell
Det svåra med punkt ett är att priserna rör sig hela tiden. I KitchenFlow bygger du julbordet som recept med underrecept – sill, köttbullar, Janssons – med ingredienser från dina leverantörers sortiment. När en leverantörsfaktura hanteras i InvoiceIQ uppdateras ingredienspriserna automatiskt i alla recept som använder dem.
Du ser råvarukostnaden per rätt och per gäst som den är i dag, inte som den var i september, och kan följa hur priset på varje ingrediens har utvecklats över tid. Då ser du direkt om en prisökning äter upp marginalen – medan det fortfarande finns kvällar kvar att justera.
Sammanfattning
Julbordets pris är satt, men marginalen är det inte. Räkna om kalkylen med dagens priser, styr påfyllningen och följ upp kostnaden per gäst varje vecka så länge säsongen pågår.
Vill du se hur det ser ut med dina egna recept? Kontakta oss så visar vi.