Det händer ibland när vi pratar med både kunder och icke kunder att man har en ganska avslappnad bild på vikten av inventering och kontering för en krog. Vissa har uppfattningen att dela upp fakturor i olika konton är något man gör enbart av bokföringsskäl och att inventering ses som ett tidskrävande moment som inte påverkar sista raden i slutändan.
Så jag tänkte i detta inlägg förklara varför just kontering och inventering är viktigt och hur man kan använda detta till skapa bättre lönsamhet på sin verksamhet.
En krog har under ett räkenskapsår köpt råvaror för 6 750 000 sek och sålt för 25 msek och därmed har en råvarukostnad på ca 27,%.
Råvarukostnad är en procent som visar hur mycket av omsättningen som går åt till råvaror och beräknas på följande sätt: INKÖP (SEK) / Försäljning (SEK) = Råvarukostnad (%)
Om denna krog lyckas sänka sina råvarukostnader med 2% innebär det en minskad kostnad på 500 000 sek vilket direkt trillar ner i “sista raden”.
Detta görs generellt sätt på tre olika sätt:
- Sänka sina inköpspriser
- Minska sitt svinn
- Höja priset mot kund
Sänka sina inköpspriser
För att få reda på hur man kan förbättra sina inköpspriser behöver man först och främst förstå var man tappar sina marginaler. Är det matkostnaden som är för dyr? Lägger vi för mycket pengar på takeaway material? Borde vi ta mer betalt för kaffet? Hur mycket pengar tjänar vi egentligen på vår alkoholförsäljning?
Genom att krogen har delat upp sina inköp och sin försäljning i mat, frukost, vin, öl, sprit, alkoholfri dryck och kaffe kunde man räkna fram att högsta råvarukostnad är öl som ligger på 40% och det är alltså här man ska sätta fokus på att konsolidera sina leverantörer, förhandla bättre priser, se till så att man alltid handlar på avtalade artiklar och kontrollera att man faktiskt betalar rätt pris på fakturan
Om inte krogens inköpskonton motsvarar sina försäljningskonton är det omöjligt att få fram var någonstans marginalerna lider och var man kan ska börja någonstans. Bazaro konterar leverantörsfakturorna detaljerat per automatik och fungerar samtidigt som en controller så att inga prishöjningar sker obemärkt.
Minska svinn
Okej, nu har krogen lyckats sänka sina inköpspriser. Hur kan dom ta reda på hur mycket som går åt svinn och var man har störst svinn någonstans?
För att få reda på svinn finns det ingen annan lösning än kontinuerlig månatlig inventering. Som tur är finns det idag digitala verktyg som gör inventeringen smidigare då man inte längre behöver leta bland fakturor för att få fram alla artiklar och senaste priser och istället kan man med mobil eller surfplatta bara fylla i antal så räknar systemet ut summan per konto automatiskt.
Resultatet av inventering blir att man får fram både ett teoretiskt lagervärde och ett faktiskt lagervärde. Teoretiska lagervärde beräknas på följande sätt:
Ingående lagervärde + Inköp – försäljning = utgående lagervärde
Krogen har i februari ett ingående lagervärde på 100 000 sek. Under Februari månad köper man in vin för 10 000 sek och säljer vin för 20 000 sek. Detta innebär att det teoretiska utgående lagervärde ska vara 90 000 sek. Men det visade sig att när man inventerar i Mars är ingående lagervärde 80 000 sek. Det är skillnaden mellan ingående och utgående lagervärde som är svinnmängden som i detta fall är 10 000 sek.
Nu vet krogen att det är alltså svinnmängden på just vin som är störst och det är här man ska sätta fokus. Efter lite stickprov insåg man att det fanns personal som stal saker från deras lager och det visade sig att personalen hällde inte upp rätt mängd i glasen.
Det är återigen oerhört viktigt att man har delat upp sina inköp i olika kategorier för att få reda var någonstans man har störst svinn. Bazaro har en inventeringsmodul där all artiklar och uppdaterade priser finns inlagda per automatik.
Resultatet?
Krogen kunde med hjälp av uppdelning av inköp och löpande inventering upptäcka att det är inköpskostnaderna på öl och stöld samt upphällningen av vin som var deras största bovar och genom att identifiera detta lyckades man vidta åtgärder och i slutändan sänka sina råvarukostnader från 27 till 25% vilket innebar 500 000 kronor i ökad vinst.
Om du har frågor eller funderingar på hur Bazaro kan hjälpa er rent praktiskt är du varmt välkommen att kontakta mig. Du når mig på:
031-755 56 00
