Oavsett bransch är varje företag som adderar mervärde av råvaror beroende av leverantörer och därmed i behov av ett arbetsflöde för att hantera leverantörsfakturor. För de flesta företag korrelerar specifika leverantörer med specifika varor, priserna fluktuerar sällan och fakturor kommer in några gånger i veckan för material som kan säljas i lugn takt mot slutkund.
Så ser det inte ut för restauranger.
Även om Bazaro har expanderat till andra branscher kommer grundarna från restaurangbranschen och har därför skräddarsytt systemet till branschens unika utmaningar. Här är vad som skiljer fakturahanteringen i restaurangbranschen från andra branscher:
Många fakturor i förhållande till sin omsättning
Enligt Bazaros interna uppgifter tar den genomsnittliga restaurangen emot 100 fakturor varje månad. Inte nog med det. Vi på Bazaro har också sett att fakturorna ökar med ungefär 13% per år.
På många restauranger är processen för att ta emot, scanna, godkänna och betala fakturor ineffektiv – och med tanke på den växande volymen, blir verksamheten mindre effektiv för varje år. Fakturorna hamnar på hög i kontoret, i mailkorgen och i bästa fall gör personen som tar emot fakturan några sekunders granskning. När ägaren får tid över lägger man in fakturorna en i taget för betalning och hoppas att man inte åkt på några onödiga påminnelseavgifter. Vid slutet på månaden lämnar man iväg högen till sin bokhållare som knappar in, bokför och gör en slutgiltig bankavstämning.
Restauranger måste centralisera sitt flöde av fakturor för att minska repetitivt arbete och möjliggöra bättre synlighet av sina kostnader. Dessutom måste de centraliserade systemet kunna ta in fakturor i bulk för att säkerställa snabb inmatning och effektiv hantering
En och samma faktura innehåller flera olika kostnader
På många fakturor kan du bara på leverantörsnamnet veta hur den ska bokföras. När du väl har sett vem säljaren är, beloppet de debiterar och baserat på tidigare bokningar, har du ett ganska tydligt grepp om vad företaget köpte och hur köpet ska redovisas.
Återigen: inte för restauranger.
Största andelen fakturor är råvaruinköp som inte sällan uppgår till 100 artiklar per faktura. Oftast från från livsmedelsgrossister som Menigo, Martin & Servera och Svensk Cater – fakturor som individuellt kan innehålla allt från mat, dryck, rengöringsmaterial, emballage, förbrukningsinventarie, arbetskläder och olika sorters alkohol. Dessa fakturor måste analyseras på radnivå för att de ska kunna registreras korrekt. Dels för att de är olika momssatser men också för att få koll på sina kostnader. Eftersom konteringen görs manuellt så blir det ofta fel (tro oss, även om er bokhållare påstår sig ha koll på detta, så är det nästintill omöjligt att undvika misstag).
Bazaro läser ut och konterar varje artikel per automatik och sparar dussintals timmar manuellt arbete per år. Istället för att slimma er kontoplan kan ni utöka den för att få bättre insyn utan att öka er handpåläggning.
Priserna ändras ofta (och smygande)
Mat och arbetskraft är två av de mest volatila företagskostnaderna i vår ekonomi. Båda är viktiga insatser i verksamheten (och båda ökar i allmänhet) och därför måste restaurangerna hålla stenkoll på dessa fluktuerande kostnader.
Om det bara handlar om att spåra en prisändring skulle det inte vara särskilt svårt för restauranger att hantera. Men leverantörer är smarta. De vet hur man leker med priser så att marginalerna flyttas från en faktura till en annan och från en artikel till en annan. Om salladspriset sänks från faktura A till faktura B, kanske priset på morötter stiger med samma belopp. Utan att göra det till någons heltidsjobb att spåra dessa priser, går fluktuationerna obemärkt förbi och restaurangernas marginaler lider.
Mjukvara kan spåra priser bättre än vad människan kan. Bazaro hjälper restauranger att förstå sina kostnader genom att visa prisändringar över tid, platser och leverantörer. Detta skyddar inte bara krögarens marginaler, utan hjälper dem att upprätthålla en mer informerad relation med sina leverantörer i allmänhet.
Restaurangers unika utmaning
I en bransch som är så oförlåtlig som restaurangbranschen är det viktigt att hålla koll på kostnaderna som kan motverka den motvind som vi sett under pandemiåren 2020-21. Bazaro sparar tid genom att automatisera de viktigaste delar av fakturahanteringen, men går också bortom detta och ser till att dessa marginalkänsliga företag kan förstå exakt vad som förändras och hur de kan förbättras.
Om du har frågor eller funderingar på hur Bazaro kan hjälpa er rent praktiskt är du varmt välkommen att kontakta mig. Du når mig på:
031-755 56 00
