Hur du förhandlar bättre priser med dinaleverantörer

Många krögare upplever att upphandling och avtalsuppföljning är svårt och tidskrävande. Känslan är att leverantörerna konstant höjer sina priser och man saknar hävstång,
marknadsinsyn och verktyg för att göra något åt det, vilket resulterar att det inte är värt att lägga ner arbetet. Istället går man på kampanjerbjudanden hos alla möjliga leverantörer som har lägre pris på enskilda artiklar och följaktligen har man gjort en bättre affär.

Detta är långt ifrån hela sanningen. Tro det eller ej, men dina leverantörer vill att du förhandlar med dom och att din krog frodas. Det fina med leverantörsrelationen är det finns en win-win scenario i din lönsamhet. Är du lönsam innebär det möjlighet för tillväxt vilket leder till ökad försäljning för dina leverantörer.

Vi anser att lojalitet, öppenhet och datadriven, kontinuerlig uppföljning är rätt väg framåt.

Här kommer en steg för steg strategi på hur man kan gå tillväga:

Steg 1: Bestäm dina viktigaste ingredienser och ta fram dina volymer veckovis

Innan du ens kan överväga att gå in i ringen med dina leverantörer för att förhandla om prissättning, måste du identifiera dina viktigaste ingredienser och dina volymer.

Med Bazaro kan du med några knapptryck få fram inköpsstatistik på artikelnivå från alla dina leverantörer uppdelat per dag, vecka, månad eller år för såväl enskilda restauranger och för hela koncernen.

Steg 2: Var öppen om målsättningen

När det är dags att börja förhandla med leverantörer är det bäst att ha en öppen dialog om ditt företag och dina ambitioner så att ingen av parterna lämnar några olösta frågor på bordet.

Några frågor att ställa dig själv:

• Vill du konsolidera leverantörer och effektivisera verksamheten?
• Säljer en annan leverantör exakt samma produkt till lägre pris?
• Har du stora planer på att ändra menyn?
• Är det viktigt att följa de senaste mattrenderna kontra att upprätthålla marginalerna?
• Om affärer blomstrar och mina ordervolymer är högre än förra året, skulle jag kunna få ett bättre pris?
• Kan jag förvänta mig att få bättre priser om jag öppnar fler enheter?
• Är jag behov utav finansiering för att nå min mål?

Även om du inte ska känna dig skyldig att dela dina resultat eller balansrapport hjälper delning av finansiella poster på hög nivå att skapa viss klarhet med säljaren om dina avsikter, etablera dig som en pålitlig partner och hjälpa dem att förstå hur de bäst kan stöjda dina tillväxtmål.

Steg 3: Begär anbudslista och kom överens om DLF perioder

Priserna för vissa typer av artiklar såsom mejeri och färskvaror fluktuerar kraftigt och är således oberäkneliga på lång sikt. Det är därför svårt för leverantören och inte lönsamt för någon av parterna att låsa priserna på dessa artiklar. Begär istället om en öppenhet i påläggsmarginal på dessa artiklar så att era priser går i linje med marknaden.

Övriga artiklar ska vara fasta priser och redovisas i ett avtal samt ett exceldokument. Detta avtal kommer vara er utgångspunkt när ni börja jobba tillsammans. Givetvis måste leverantören ha utrymme att göra prisjustering i takt med att marknaden förändras, men detta får endast göras om leverantörer redovisar prisjustering i en ny prislista (“DLF period”). Sen får ni komma överens om att DLF perioden ska göras antingen varje kvartal, halvår eller årsvis. Men grundprincipen är att priserna ska gälla till och med nästa DLF period och ingen prishöjning får göras innan dess. Detta kommer underlätta din menyprissättning och göra dina råvarukostnader mer precisa. Det kommer också göra att du kan begära krediteringar för eventuella överdebiteringar som skett av misstag.

Med Bazaro behöver du inte granska priserna på dina fakturor själv, istället görs jämförelse med dina prislistor på alla dina fakturor per automatik och sparas i en rapport som skickas iväg till dina leverantörer för krediteringar.

Steg 4: Löpande uppföljning ligger i båda parters ansvar

Varje artikel du handlar som ligger utanför anbudslistan tenderar att sticka iväg ordentligt i pris för att du har inte hållt dig till avtalet och leverantören kan inte heller ge det pris som du borde ha. Därför målet att den personal som köper in på din krog följer anbudslistan slaviskt. Detta är inte helt lätt för även om du har lagt upp en plan på vad du ska handla kommer saker och ting förändras – kockarna måste få vara kreativa, trender och konsumentbeteenden kommer och går
etc.

Det ligger alltså i ditt intresse att direkt identifiera artiklarna som avviker från anbudslistan och begär anbudspriser på dessa. För även om du och leverantörer jobbar tillsammans för en bra affär är det du som avvikit mot avtalet, det är du som förlorar pengar och således är det du som ska göra uppföljningen.

Förlita er därför inte på statistikfilerna från era leverantörer. Använd istället verktyg som hjälper er att äga er egen inköpsdata och kan ge er väsentliga rapporter i realtid.

Bazaro analyserar din anbudslojalitet i realtid. Så fort anbudslojaliteten ligger lägre än målet notifieras du som krögare och du får ut en rapport på dessa avvikande artiklar och kan begära nya anbudspriser.

---