När vi talar med både kunder och icke-kunder möter vi ofta en ganska avslappnad syn på bokföring och inventering. Vissa uppfattar det som ren formalia att fördela fakturor på olika konton — och inventering som en tidskrävande plikt utan påverkan på resultatet.
Låt oss förklara varför båda delarna är viktiga, och hur de kan användas för att skapa bättre lönsamhet.
Siffrorna bakom råvarukostnaden
En restaurang har köpt råvaror för 6 750 000 kronor under ett räkenskapsår och sålt för 25 miljoner — en råvarukostnad på omkring 27 %. Råvarukostnaden visar hur stor del av omsättningen som går till råvaror:
Inköp (kr) ÷ Försäljning (kr) = Råvarukostnad (%)
Lyckas restaurangen sänka råvarukostnaden med bara två procentenheter betyder det 500 000 kronor lägre kostnad — som faller rakt ner på sista raden.
Det uppnås vanligtvis på tre sätt:
- Lägre inköpspriser
- Mindre svinn
- Högre pris till gästen
Lägre inköpspriser
För att förbättra inköpspriserna måste du först veta var marginalen försvinner. Är matkostnaden för hög? Lägger vi för mycket på take away-förpackningar? Hur mycket tjänar vi egentligen på alkoholförsäljningen?
Genom att dela upp restaurangens inköp och försäljning i kategorier — mat, frukost, vin, öl, sprit, alkoholfritt, kaffe — ser du var råvarukostnaden är högst. Ligger öl på 40 % är det där uppmärksamheten hör hemma: samla leverantörer, omförhandla priser och säkerställa att du alltid betalar avtalat pris.
Om dina inköpskonton inte motsvarar dina försäljningskonton är det omöjligt att avgöra var marginalen sviktar. Bazaro kategoriserar leverantörsfakturor automatiskt i detalj och fungerar som en controller som ser till att ingen prishöjning passerar obemärkt.
Mindre svinn
När inköpspriserna sitter — hur tar du reda på var svinnet uppstår?
Den enda lösningen är löpande månatlig inventering. Som tur är gör digitala verktyg det betydligt enklare — inget letande efter varor och priser i fakturor. Du fyller i mängder i mobilen eller på en surfplatta, och systemet räknar ut beloppet per konto själv.
Inventeringen ger dig både ett teoretiskt och ett faktiskt utgående värde:
Ingående lager + Inköp – Försäljning = Teoretiskt utgående lager
Avviker det faktiska lagret från det teoretiska är skillnaden svinn. I ett verkligt fall upptäckte en restaurang att svinnet på vin var störst — och fann vid stickprov både stölder bland personalen och felaktig utskänkning som orsaker.
Resultatet
Genom att kategorisera inköpen och inventera löpande kom en restaurang fram till att ölinköpen och vinsvinnet var de största problemen. Efter riktade åtgärder föll råvarukostnaden från 27 % till 25 % — 500 000 kronor mer i vinst.
Bazaro har en inventeringsmodul där alla varor och uppdaterade priser läggs in automatiskt. Boka en demo för att se det i praktiken.