Cualquier empresa que transforme materia prima trabaja con proveedores y necesita una forma de procesar sus facturas. En la mayoría de los sectores, cada proveedor se corresponde con unos productos concretos, los precios apenas se mueven y las facturas llegan un par de veces por semana.
En hostelería no funciona así.
Bazaro ha crecido hacia otros sectores, pero sus fundadores vienen de la restauración y han adaptado el sistema a sus particularidades. Esto es lo que distingue la gestión de facturas en hostelería de la de cualquier otro sector:
Muchas facturas en relación con la facturación
Según los datos internos de Bazaro, un restaurante medio recibe 100 facturas al mes, y esa cifra crece alrededor de un 13 % al año.
Muchos negocios lo gestionan de forma ineficiente: recibir, escanear, aprobar y pagar ocurren sin orden. Los documentos se acumulan en despachos y bandejas de correo sin que nadie los revise. Al final el propietario paga factura por factura y se le escapan recargos. La entrega a la asesoría a fin de mes implica teclear y conciliar durante horas.
La hostelería necesita un sistema centralizado que reduzca el trabajo repetitivo, haga visibles los costes y aguante el volumen.
Una factura contiene muchos costes
Las facturas de hostelería son distintas de raíz. En una empresa cualquiera, el nombre del proveedor ya revela el patrón de compra. En cambio, una factura de un mayorista como Makro contiene alimentación, bebidas, productos de limpieza, envases, consumibles, ropa de trabajo y alcohol — todo en el mismo documento.
Cada línea exige su propio criterio, porque los tipos de IVA y la imputación de coste varían. Contabilizarlo a mano produce errores con regularidad. Bazaro contabiliza las líneas automáticamente, ahorra decenas de horas al año y permite un plan contable más detallado sin que nadie dedique más tiempo.
Los precios cambian a menudo, y con discreción
Los precios de la materia prima son volátiles y decisivos para el negocio, y tienden a subir. Los proveedores además reparten las subidas por el catálogo: baja la lechuga y sube la zanahoria en la misma proporción. Sin un seguimiento específico, el desplazamiento del margen pasa inadvertido.
Un programa vigila los precios mejor que una persona. Bazaro muestra la evolución por periodo, por local y por proveedor — protege el margen y hace que la conversación con el proveedor sea más concreta.
El reto propio de la hostelería
En un sector de márgenes tan ajustados, el control de costes lo es todo. Bazaro automatiza las partes críticas de la gestión de facturas y permite a negocios sensibles al margen entender de dónde vienen los cambios de coste.
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